해썹을 준비한 공장에 가보면 책장 한쪽에 두꺼운 바인더가 여러 권 꽂혀 있는 경우가 있습니다.
선행요건관리기준서도 있고, 해썹관리기준서도 있고, 각종 점검일지까지 종류별로 잘 만들어져 있습니다.
그런데 한 장씩 읽어보면 이상한 부분이 나옵니다.
우리 공장에는 없는 기계가 적혀 있고,
생산하지 않는 제품이 제품설명서에 들어가 있고,
실제 작업순서와 제조공정도가 다르고,
CCP 한계기준은 적혀 있는데 왜 그 숫자를 사용했는지 자료가 없습니다.
이런 기준서는 양이 아무리 많아도 현장평가에서는 오히려 설명해야 할 것이 많아집니다.
이렇게 된 이유는 무분별한 컨설팅 업체에서 복사&붙여넣기로 찍어내기 때문인데요.
불과 몇년전만 해도 이런식으로 대충해도 해썹이 통과되던 시절이 있었습니다.
하지만 지금은 사정이 다른데요.
해썹인증을 대행하기 위해 인증심사원과 이야기하다보면 정말 심사원님들의 수준이 높아진거 같습니다.
수준이 높아진만큼 눈높이도 함께 높아져서 왠만한 기준서로는 한번에 통과하기가 여간 쉽지 않습니다.
인증원 심사원들이 이야기하는 내용인데요. 이런경우에 보완이나 반려를 한다고 합니다.
1. 다른 업체 기준서를 그대로 가져온 흔적이 남아 있습니다
기준서 보완에서 꽤 난감한 유형입니다.
예를 들어 쭈꾸미 가공공장인데 기준서에는 육류 해동방법이 적혀 있거나,
공장에는 금속검출기 한 대밖에 없는데 기준서에는 금속검출기 1호기와 2호기가 등장합니다.
심하면 실제 공장에는 존재하지 않는 세척실이나 냉장창고가 기준서에 적혀 있기도 합니다.
표준기준서를 참고하는 것 자체는 문제가 아닙니다.
식약처도 HACCP팀 구성, 제품설명서, 공정흐름도, 위해요소분석, 중요관리점 설정, 한계기준, 모니터링, 개선조치, 검증, 기록유지 등의 기본 틀을 제공하고 있습니다.
문제는 남의 공장 내용을 우리 회사 이름으로만 바꿔놓는 것입니다.
해썹 기준서는 매뉴얼이면서 동시에 “우리 공장은 이렇게 관리하고 있습니다”라고 설명하는 문서입니다.
그 안에 적혀 있는 시설과 공정이 실제 현장에 없다면 첫 장부터 신뢰가 흔들릴 수밖에 없습니다.
2. 제품설명서와 실제 생산제품이 맞지 않습니다
기준서를 검토할 때 제품설명서는 생각보다 많은 정보를 담고 있습니다.
제품명, 식품유형, 원료, 보관방법, 포장형태, 소비기한, 섭취방법 등이 뒤에 나오는 위해요소분석의 출발점이 됩니다.
그런데 처음 해썹을 준비하면서 제품 한두 개를 기준으로 작성한 뒤 생산품목이 늘어나도 기준서를 그대로 두는 경우가 있습니다.
용인에서 양념쭈꾸미를 생산한다고 해보겠습니다.
처음에는 냉동제품만 생산했는데 나중에 냉장제품을 추가했다면 보관조건부터 달라집니다.
가열 없이 섭취하는 제품과 추가 가열이 필요한 제품 역시 위해요소를 판단하는 관점이 달라질 수 있습니다.
그런데 기준서에는 예전 제품만 남아 있다면 품목제조보고 내용과 실제 제품, 해썹 기준서가 서로 다른 이야기를 하게 됩니다.
제품이 바뀌었으면 기준서도 같이 움직여야 합니다.
3. 제조공정도를 너무 단순하게 작성합니다
기준서에 제조공정도가
입고 → 가공 → 포장 → 출하
정도로만 되어 있는 경우가 있습니다.
보기에는 깔끔하지만 이 정도로는 위해요소분석을 제대로 연결하기 어렵습니다.
예를 들어 냉동 쭈꾸미라면 실제로는
원료입고 → 냉동보관 → 해동 → 세척 → 손질 → 절단 → 계량 → 양념혼합 → 내포장 → 금속검출 → 외포장 → 냉동보관 → 출하
처럼 세분화될 수 있습니다.
해동과 세척을 한 단계로 묶어버리면 각각의 공정에서 어떤 위해요소를 관리해야 하는지를 판단하기 어려워집니다.
반대로 실제 현장에서는 하지 않는 공정을 굳이 넣어서도 안 됩니다.
식약처 표준기준서 역시 제조공정도와 작업장 평면도 같은 공정흐름도를 HACCP 관리기준의 기본 구성요소로 제시하고 있습니다.
4. 위해요소분석표가 제일 두껍지만 내용은 가장 빈약한 경우가 있습니다
HACCP 기준서에서 시간이 많이 들어가는 부분이 위해요소분석입니다.
생물학적 위해요소, 화학적 위해요소, 물리적 위해요소를 원료와 공정별로 검토하고 발생가능성과 심각성을 판단합니다.
그런데 실제 기준서를 보면 모든 공정에 똑같은 위해요소를 복사해 놓은 경우가 있습니다.
입고에도 같은 미생물,
세척에도 같은 미생물,
절단에도 같은 미생물,
포장에도 같은 미생물이 반복됩니다.
그러면서 발생원인과 예방조치도 모두 비슷합니다.
이렇게 작성하면 표는 몇십 페이지가 되지만 왜 이 위해요소가 해당 공정에서 발생할 수 있는지에 대한 분석이 보이지 않습니다.
위해요소분석은 결국 뒤에 나오는 CCP를 결정하는 근거가 됩니다.
앞부분이 부실하면 중요관리점 설정에서도 계속 설명이 꼬입니다.
5. CCP 결정은 되어 있는데 선정근거가 약합니다
“우리 공장은 금속검출이 CCP입니다.”
여기까지는 대부분 잘 알고 있습니다.
그런데 한 단계 더 들어가서
“왜 금속검출공정을 CCP로 정했습니까?”
라고 물으면 기준서를 다시 펼쳐보게 되는 경우가 있습니다.
CCP는 다른 공장에서도 그렇게 했기 때문에 정하는 것이 아닙니다.
해당 제품의 위해요소분석 결과를 토대로 중요하게 관리해야 할 공정을 결정하고 그 이유가 기준서 안에서 연결되어야 합니다.
식약처의 HACCP 표준기준도 위해요소분석 → 중요관리점 설정 → 한계기준 수립 → 모니터링 → 개선조치 → 검증의 구조로 작성되어 있습니다.
그래서 CCP 결정표만 떼어놓고 보는 것이 아니라 앞쪽 위해요소분석표부터 같이 봐야 합니다.
6. 한계기준에 숫자는 있는데 근거가 없습니다
기준서에는 이런 문장이 잘 들어갑니다.
금속검출 Fe ○㎜, SUS ○㎜ 이상 불검출
또는
가열온도 ○℃ 이상, ○분 이상
그런데 그 숫자가 어디서 나왔는지 자료가 없는 경우가 있습니다.
인터넷에서 찾은 다른 공장 기준을 그대로 가져온 경우도 있고, 기계업체에서 알려준 숫자를 그대로 적은 경우도 있습니다.
한계기준은 실제 생산제품과 설비에서 관리 가능한 기준이어야 합니다.
그래서 설정근거와 시험자료, 검증자료 등이 기준서와 함께 연결되어 있어야 관리기준을 설명하기가 편합니다.
저는 이 부분을 볼 때 ‘숫자가 있느냐’보다 ‘그 숫자를 왜 사용하고 있느냐’를 더 봅니다.
7. 개선조치가 너무 추상적으로 적혀 있습니다
기준서에서 자주 볼 수 있는 문장이 있습니다.
기준 이탈 시 즉시 개선조치한다.
이렇게만 써놓으면 실제 문제가 발생했을 때 무엇을 해야 하는지 알 수 없습니다.
예를 들어 금속검출 CCP에서 한계기준을 벗어난 제품이 발생했다면,
제품을 어떻게 격리할 것인지,
어디까지 재검사할 것인지,
설비 이상 여부는 누가 확인할 것인지,
이탈제품을 재작업할지 폐기할지,
조치 결과를 어디에 기록할 것인지까지 정해져 있어야 합니다.
개선조치는 사고가 발생한 뒤 생각하는 것이 아니라 문제가 발생했을 때 직원이 그대로 따라 할 수 있도록 미리 정해놓는 절차에 가깝습니다.
식약처 표준기준서에서도 개선조치 방법을 별도의 HACCP 관리요소로 두고 있습니다.
8. 검증계획이 형식적으로 만들어져 있습니다
기준서를 보면 연 1회 검증, 정기검증, 특별검증 같은 표현은 들어가 있는데 실제로 무엇을 확인하는지 불명확한 경우가 있습니다.
검증은 단순히 체크리스트에 서명하는 것이 아닙니다.
우리가 만든 HACCP 관리체계가 실제로 제대로 작동하고 있는지를 확인하는 과정입니다.
제품이나 원료가 변경되었거나,
공정이 달라졌거나,
새로운 설비가 들어왔거나,
CCP 이탈이 반복된다면 기존 기준이 여전히 적절한지도 다시 살펴봐야 합니다.
식약처가 제시하는 HACCP 관리기준에도 검증 절차와 방법이 별도의 구성요소로 포함되어 있습니다.
그래서 기준서의 검증계획과 실제 검증기록이 연결되지 않으면 보완해야 할 부분이 생깁니다.
9. 선행요건관리기준서가 우리 공장과 맞지 않습니다
HACCP 기준서만 신경 쓰다가 선행요건관리기준서를 소홀히 하는 경우도 많습니다.
선행요건에는 영업장관리, 위생관리, 시설·설비관리, 냉장·냉동관리, 보관·운반관리, 용수관리, 검사관리, 회수관리 등이 포함됩니다.
그런데 남양주의 작은 식품공장인데 대기업 수준의 관리절차를 그대로 넣어놓으면 직원들이 실제로 운영하기 어렵습니다.
반대로 작업자가 몇 명 되지 않는다는 이유로
“수시로 점검한다.”
“필요시 청소한다.”
“적절하게 관리한다.”
정도로만 작성해도 곤란합니다.
누가, 언제, 무엇을, 어떤 기준으로 확인하는지 정도는 기준서에서 확인할 수 있어야 합니다.
기준서를 아주 복잡하게 만드는 것보다 실제 직원들이 지킬 수 있는 수준으로 만드는 편이 훨씬 낫습니다.
10. 기준서와 일지의 이름부터 서로 다릅니다
이 부분은 작은 것 같지만 정리하다 보면 시간이 꽤 걸립니다.
기준서에는
냉동고 온도점검일지
를 작성한다고 되어 있는데 실제 현장에서는
냉장·냉동고 관리일지
라는 서식을 사용하고 있거나,
기준서에는 하루 2회 점검이라고 되어 있는데 실제 기록지는 하루 1회 작성하도록 만들어진 경우가 있습니다.
기준서에서는 담당자가 품질관리자라고 되어 있지만 실제 일지에는 대표자가 계속 서명하는 경우도 있습니다.
하나씩 보면 별것 아닌 것 같지만 이런 차이가 여러 개 쌓이면
기준서는 이렇게 하라고 되어 있는데 실제로는 그렇게 운영하지 않는 공장
처럼 보이게 됩니다.
그래서 HACCP 기준서를 완성한 뒤에는 반드시 기준서에 등장하는 모든 기록서식을 하나씩 꺼내서 점검주기, 담당자, 관리기준을 대조해볼 필요가 있습니다.
기준서는 두껍게 만드는 것이 목적이 아닙니다
구리에서 작은 식품공장을 운영하든 대규모 제조공장을 운영하든 기준서의 역할은 같습니다.
우리 회사에서
무엇을 만들고, 어떤 위해요소가 있고, 어디에서 관리하며, 기준을 벗어났을 때 어떻게 처리할 것인지
를 정해놓은 운영매뉴얼입니다.
그래서 저는 해썹 보완을 볼 때 기준서를 처음부터 다시 읽으면서
제품설명서 → 공정도 → 위해요소분석 → CCP → 한계기준 → 모니터링 → 개선조치 → 검증 → 기록서식
이 순서가 하나의 이야기처럼 이어지는지를 확인합니다.
중간에 어느 한 부분이라도 앞뒤가 맞지 않으면 그 지점부터 관련 서류를 다시 맞추게 됩니다.
해썹 현장평가를 앞두고 있다면 시설을 한 번 더 청소하는 것도 필요하지만, 기준서를 들고 실제 생산을 하루 따라가 보는 작업도 꼭 해볼 만합니다.
생각보다 많은 보완사항이 그 과정에서 발견됩니다.
건우행정사사무소에서는 식품제조가공업, 축산물가공업, 식육포장처리업 등의 인허가와 함께 HACCP 기준서 작성·수정, 위해요소분석, CCP 설정자료, 선행요건관리기준서, 각종 기록서식 정비 및 현장평가 보완 대응을 진행하고 있습니다.
이미 다른 곳에서 기준서를 작성했더라도 현장과 맞지 않거나 평가 전 서류점검이 필요한 경우에는 기존 기준서를 기준으로 수정할 부분을 검토할 수 있습니다.
연락주셔서 어떤지점에서 보완나왔는지 말씀주시면 즉각 보완처리해드리겠습니다.
감사합니다.
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